什么是工作流自动化？

什么是工作流自动化？

工作流自动化是一种简化和自动化任务流程和手动流程的方法，以提高效率并减少人为错误。它有助于最大限度地减少繁忙的工作，让员工有时间从事更有创意和更有利可图的工作。工作流自动化是一种至关重要的方法。根据 就业数据库 一项研究，员工 12% 以上的时间都花在重复性任务上，这意味着每周有近 5 个小时浪费在单调乏味的任务上。

自动化工作流程可能简单也可能复杂，具体取决于您公司的行业和部门。例如，人力资源工作流程可能涉及一名员工和内部人力资源部门，而财务工作流程可能包括一名员工、主管、财务经理和首席财务官。

工作流自动化让您可以实时跟踪每个流程步骤并让每个人都了解最新情况。这种级别的监督可以显著提高报告和自动化测试的准确性，并提高部门之间的参与度。可以立即调整自动化中的瓶颈以防止停机。工作流程中的数据可以通过企业资源规划 (ERP) 软件、客户关系管理 (CRM) 软件或类似的业务应用程序自动传输。

工作流自动化的好处

工作流自动化为您的企业带来以下直接和长期利益：

• 工作流程自动化可提高员工的工作效率。当一些日常任务实现自动化后，员工便可以自由地从事其他更重要的任务。在相同的时间内可以完成更多的工作，从而提高工作效率。
• 工作流程自动化可提高员工敬业度。很少有员工喜欢做琐碎、重复的工作。他们更愿意花时间将自己的知识、技能和智慧运用到工作中。工作场所自动化让团队成员可以自由地处理更具挑战性和回报性的工作，从而提高员工敬业度。
• 工作流程自动化可降低员工成本。如果多名员工处理无意义的重复性任务，则改用自动化系统可以降低您的工资成本。取消这些职位可以帮助您节省工资、jgmhfg，从而提高您的利润。它还将释放资金用于营销或其他发展公司的努力。
• 工作流自动化促进协作。借助工作流自动化系统，团队成员可以轻松查看同事已完成的任务以及尚待完成的任务。共享仪表板可消除签到浪费的时间，并实现办公室和远程团队成员之间的无缝员工协作。
• 工作流程自动化可减少错误。通过工作流程自动化，项目沟通得以集中化，有助于减少错过最后期限和误解。自动化流程最初会进行检查，并且通常不会出错，因为无需人工参与。

在小型企业中使用工作流自动化的方法

工作流自动化可以帮助公司的每个部门简化流程并减少手动数据输入的单调性。以下是各个部门工作流自动化的一些示例：

• 设施部门：工作流自动化可以简化设施流程，包括搬迁请求、办公室搬迁、物流和访问问题。
• 财务部门：工作流程自动化可以帮助会计和财务团队高效管理文档、实现工资管理自动化以及与第三方应用程序集成数据，从而解放他们的精力。它还可以帮助加快审批速度、设置自动付款并简化补助金和费用。
• 人力资源部门：工作流自动化可以帮助您设置招聘过滤器以加快审批速度、更新合规政策、创建更快的入职流程并减少文书工作。它还可以简化考勤钟和考勤功能。
• IT 部门：借助 IT 部门的工作流自动化，您可以委派支持工单而不会产生重复风险，与利益相关者确认更新并跟踪员工使用情况。它还可以简化影子 IT，加强网络安全和风险管理，并增强欺诈保护。
• 法律部门：工作流程自动化可以简化客户接收表格和合同审查。
• 营销部门：工作流自动化可以帮助自动执行重复性任务，协助远程员工协作，简化潜在客户转化流程，并帮助您从一个仪表板同时运行多个活动。
• 运营部门：工作流自动化可以帮助自动化维护请求、新产品创意和投诉管理。
• 采购部门：工作流自动化可以简化供应商管理、库存定价、发票审批和资本审批。
• 销售部门：工作流程自动化简化了销售渠道，自动跟踪潜在客户，确保每条潜在客户都得到同等对待。您还可以跟踪客户，发送带有促销代码或感谢信息的点滴和个性化电子邮件，并利用实时报告来提高您的利润。

如何创建自动化工作流程

您可以通过五个步骤设计自动化工作流程。虽然流程很简单，但必须不断测试和调整自动化工作流程才能获得最佳结果。

1. 确定您想要自动化的手动流程。在自动化流程之前，请考虑它是否会给团队带来负担，以及任务是否会从自动化中受益。
2. 确定流程应自动化的原因。无论您是想简化流程、提高部门效率还是提高投资回报率，自动化目标都可以帮助您专注于任务。
3. 咨询团队。要实现工作流自动化，您的团队需要接受有关使用流程和从数据中学习的培训。在实施期间和实施后，沟通目标并向团队征求建议。
4. 创建工作流自动化。自动化工作流软件提供拖放界面，以直观的方式组织任务。使用任务的可视化表示，您可以快速看到一项工作如何与另一项工作进行识别，并从 A 点导航到 B 点。设计完成后，企业主和员工可以在构建自动化流程之前查看和编辑静态流程。获得批准后，cl 列表自动化流程会在工作流自动化软件中连接警报、表单、任务和收件人。
5. 测试和调整。工作流程自动化完成后，请对其进行测试，以确保其简化流程、节省时间并提高投资回报率。如果确实如此，请继续使用它以最大限度地提高效率。如果自动化使用起来很复杂或有错误 – 或者团队成员不喜欢它 – 集思广益如何改进自动化或首先确定它是否有必要。